JC De Kazerne

Info

.

Geschiedenis

Zalenverhuurreglement Jeugdcentrum De Kazerne – Leide 3 – 1500 Halle
Goedgekeurd op de Gemeenteraad dd. 27/05/2014
Aangepast op de Gemeenteraad dd. 24/02/2015
Aangepast op de Gemeenteraad dd.23/06/2015

HOOFDSTUK 1: FUIFZAAL

Artikel 1 – BESTEMMING, BEHEER EN INRICHTING
§1. Dit hoofdstuk regelt de huur van de fuifzaal van Jeugdcentrum de Kazerne, gelegen te Leide 3, 1500 Halle.
§2. De fuifzaal in Jeugdcentrum de Kazerne is voorzien van een inkomruimte, een lokaal voor de organisatoren, een vestiaire, een toilet voor personen met een beperking, een toiletruimte voor dames, een toiletruimte voor heren, de fuifzaal, een tapruimte met toog, een drankenberging en een gewone berging.
De infrastructuur is gedetailleerd beschreven in de technische fiche.
§3. De maximumcapaciteit van de fuifzaal bedraagt 367 personen. Deze maximumcapaciteit mag niet overschreden worden.
§4. De fuifzaal beschikt niet over een klank- en lichtinstallatie. De gebruiker moet zelf voor het nodige materiaal zorgen. Er zijn wel 12 podiumelementen ter beschikking. De gebruiker kan via de stad tafels en stoelen huren (via dienst evenementen).

Artikel 2 – DE GEBRUIKERS
§1. Initiatieven van het stadsbestuur en van de stadsdiensten hebben steeds voorrang op andere initiatieven. Zij zijn geen huur noch toeslag op het drankverbruik verschuldigd.
§2. De fuifzaal kan gehuurd worden door:
1° categorie 1: erkende Halse jeugdwerkinitiatieven (erkend door de Stedelijke Jeugdraad Halle) en de Stedelijke Jeugdraad Halle.
2° categorie 2: andere Halse verenigingen, Halse scholen, Halse adviesraden, niet-commerciële Halse organisaties en politieke Halse jongerenverenigingen.
3° categorie 3: verenigingen, scholen en niet-commerciële organisaties van buiten Halle
4° categorie 4: bedrijven en zelfstandigen.
§3. Als de aanvrager niet valt onder één van de categorieën, vermeld in paragraaf 1 en 2, of indien er twijfel bestaat over de toekenning van de aanvraag, beslist het College van Burgemeester en Schepenen over de aanvraag.
§4. Privéfuiven, familiefeesten en eetkermissen zijn niet toegestaan in de fuifzaal. In afwijking van het eerste lid, is een privéfuif, georganiseerd door het Stadsbestuur Halle wel toegelaten.

Artikel 3 – RESERVATIE
§1. Gebruikers van categorie 1, zoals vermeld in artikel 2, §2, genieten van een recht van voorrang voor de reservatie ten opzichte van de andere categorieën, vervat in voormeld artikel. Dit recht van voorrang vervalt op de dag voorafgaand aan de periode van 6 maanden voor de aanvangsdatum van de geplande activiteit. Dit betekent dat een reservatie door categorie 2,3 en 4 definitief wordt 6 maanden voor de datum van de geplande activiteit na schriftelijke bevestiging door de jeugddienst.
§2. Men kan op voorhand informeren over beschikbare data bij de Jeugddienst, Leide 3 , 1500 Halle – [email protected] of 02 365 98 30. De mededeling dat een bepaalde datum nog vrij is, houdt niet in dat de zaal gereserveerd is. Hiervoor is steeds een schriftelijke- of digitale reservatieaanvraag nodig.
§3. Alle reservaties worden minimaal 2 maand en maximaal 1 jaar voor de datum schriftelijk of digitaal ingediend via een formulier dat verkrijgbaar is op de jeugddienst of op www.jeugdhalle.be.
§4. De reservatie is slechts geldig na ondertekening van de huurovereenkomst en na betaling van de huurprijs en eventueel de verzekering. De huurder krijgt hiervan een factuur opgestuurd.
§5. De ondertekenaar van de huurovereenkomst is meerderjarig en stelt zich verantwoordelijk voor de organisatie. Hij/zij is het centrale aanspreekpunt voor, tijdens en na afloop van de activiteit (verder genoemd: verantwoordelijke). Hij/zij is ook veiligheidsverantwoordelijke en zal dit ook zo vermelden op het aanvraagformulier organiseren van evenementen/fuiven dat moet ingediend worden bij de stad (zie ook artikel 3, §6).
§6. De organisator is verplicht om ten laatste 6 weken voor de activiteit een aanvraag in te dienen via het evenementenloket van de stad. Dit kan via het e-loket van de stad op www.halle.be.

Artikel 4 – DE TARIEVEN
§1. Voor de huurprijzen van de fuifzaal worden de volgende tarieven gehanteerd:
Categorie
Fuiven/ Bals/Optredens
(Publiek)
Andere activiteiten
(Publiek)
Jeugdwerkactiviteiten en andere niet-commerciële activiteiten (past binnen de eigen werking – niet publiek, enkel voor leden)
Per dag
Per dag
Per blok van 4u
Per blok van 4u
1: erkend Hals jeugdwerk
€300
€180
€60
€30
2: andere Halse verenigingen, scholen, adviesraden, niet-commerciële organisaties en politieke jongerenverenigingen.
€400
€240
€80
€50
3: verenigingen, scholen en niet-commerciële organisaties van buiten Halle
€500
€300
€100
/
4: bedrijven en zelfstandigen
€700
€420
€140
/
§2. In de huurprijs, vermeld in art. 4 §1, zijn volgende zaken inbegrepen:
de huur van de zaal en het exploitatiemateriaal
de nutsvoorzieningen, toiletpapier, zepen en papieren doekjes
het gebruik van podiumelementen
het verplicht gebruik van herbruikbare bekers
het verplicht gebruik van het geluidsmeet- en registratiesysteem
de billijke vergoeding (Stad Halle heeft een jaarabonnement, met inbegrip voor activiteiten met drank en dans)
oordopjes voor de bezoekers
In de huurprijs, vermeld in art. 4, §1, is evenwel het volgende niet inbegrepen:
SABAM
het schoonmaken van de zaal bij fuiven/bals/optredens: een schoonmaakfirma komt de zaal na de activiteit schoonmaken en de kosten worden gefactureerd aan de gebruiker. Bij andere activiteiten dan fuiven/bals/optredens kan de gebruiker kiezen of er een schoonmaakfirma wordt ingeschakeld voor het poetsen van de fuifzaal en het sanitair of dat hij dit zelf doet. Indien hij kiest voor het inschakelen van een schoonmaakfirma, worden de kosten ook gefactureerd aan de gebruiker.
verzekering: de gebruikers moeten aansluiten bij de abonnementenpolis van de stad tenzij ze bewijs voorleggen dat ze via hun verzekeraar beantwoorden aan de eisen van de stad inzake contractuele en
burgerlijke aansprakelijkheid. De stad heeft een brandverzekering voor het gebouw en de inboedel. Eigen materiaal moet de gebruiker zelf verzekeren.
§3. Bij verlies of schade van herbruikbare bekers of glazen worden deze aan aankoopprijs gefactureerd. Indien bekers of glazen niet werden afgewassen of indien de fuifzaal niet in een voldoende nette staat wordt achtergelaten (zie ook art. 5 §6), wordt een forfaitaire toeslag van 100 euro aangerekend.
§4. Bij schade aan de infrastructuur of de inboedel wordt de herstelkost gefactureerd.
§5. De huurder krijgt ten laatste één maand na huurdatum een factuur opgestuurd van opkuis fuifzaal, afrekening drank, (zie ook art. 7 §4) en eventueel schade.
§6. De huurprijzen worden jaarlijks geïndexeerd (basis = gezondheidsindex januari 2015).

Artikel 5 – GEBRUIK LOKALEN, MATERIALEN EN OPKUIS
§1. De sleutels worden afgehaald door de verantwoordelijke van de activiteit op de jeugddienst na afspraak. Bij de overhandiging van de sleutels hoort ook een rondleiding door de fuifzaal met de nodige uitleg over de technische installaties.
§2. De verantwoordelijke van de activiteit is aanwezig gedurende de hele duur van de activiteit. Hij/zij is het aanspreekpunt voor conciërge en hulpdiensten. Hij/zij verlaat ook als laatste de fuifzaal en zorgt dat alles zorgvuldig is afgesloten en dat alle lichten gedoofd zijn.
§3. De gebruiker kan bij verhuring van een dag de fuifzaal betreden vanaf 12u. De fuifzaal wordt volledig ontruimd tegen 8u de volgende morgen.
Met de conciërge wordt op voorhand een afspraak gemaakt om de drank te tellen en de fuifzaal op schade te controleren. Ook de sleutels worden op dat moment ingeleverd.
§4. Het gebruik van gasflessen (uitgezonderd voor de tapinstallatie) en friteuses, barbecues en andere toestellen om te koken in en rond de fuifzaal is verboden.
§5. Voor fuiven/bals/optredens is het verplicht om minimum volgende fuifstewards te voorzien:
2 personen aan de in- en uitgang van de fuifzaal die er op toezien dat er geen bekers/glazen mee naar buiten worden genomen
2 personen buiten (trappen/stoep/parking) , die er op toezien dat de bezoekers geen overlast veroorzaken
Minimaal 2 personen in de fuifzaal zelf, die waken over het goed verloop van de fuif en de toiletten controleren.
Deze personen moeten duidelijk te onderscheiden zijn van het andere publiek.
De verantwoordelijke van de activiteit stuurt deze mensen aan.
§6. Na afloop van de activiteit worden volgende zaken schoongemaakt door de gebruiker:
de toog en de frigo’s worden volledig schoongemaakt
het sanitair wordt proper achtergelaten (papier ed verwijderen) en uitgeborsteld. Indien het niet gaat om een verhuring voor fuiven/bals/optredens en de gebruiker kiest ervoor om het sanitair zelf te poetsen, moet het sanitair volledig schoongemaakt worden.
de herbruikbare bekers/glazen worden afgewassen en proper weggeborgen
tafels/stoelen en podiumelementen worden volledig schoongemaakt en opgeborgen in de daartoe voorziene ruimte
lege flesjes worden gesorteerd en in de overeenkomstige bakken verzameld
de zaal wordt volledig uitgeborsteld
de inkom en het organisatorenlokaal worden volledig leeggemaakt en uitgeborsteld
de vestiaire wordt volledig leeggemaakt en uitgeborsteld
de trappen aan de inkom buiten worden volledig uitgeborsteld
de onmiddellijke omgeving: stoep, fietsenparking, plantvakken jeugdcentrum, voortuin buren worden gecontroleerd op afval en opgeruimd indien nodig.
§7. De gebruiker waakt erover dat de wetgeving i.v.m. de geluidsnormen zoals vervat in de Vlarem-wetgeving strikt wordt nageleefd. Indien de gebruiker elektronisch versterkte muziek gebruikt , maakt hij gebruik van de ter beschikking gestelde meet- en registratieapparatuur en zorgt hij ervoor dat oordopjes ter beschikking worden gesteld. De oordopjes kunnen bij de jeugddienst verkregen worden.
Het maximale toegelaten geluidsniveau in de fuifzaal is 100dB(A)LAeq, 60min.
De jeugddienst spreekt met de gebruiker af welke maatregelen hij/zij moeten nemen om zich i